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Selon les benchmarks sectoriels, près de 3 à 4% des coûts opérationnels de la plupart des entreprises sont liés à des frais de transaction excessifs, des inefficacités opérationnelles et un manque de conformité, ce qui affecte leur ROI (retour sur investissement) global. Un moyen efficace d’améliorer la rentabilité d’une entreprise est d’automatiser son processus Procure-to-Pay (P2P), autrement dit son processus Achats de bout-en-bout. L’automatisation permet en effet de connecter les Achats et la Gestion du poste Fournisseurs et donc d’améliorer l’efficacité des opérations en réduisant les erreurs et les coûts d’exploitation. Grâce aux progrès technologiques en matière d’automatisation, le P2P constitue aujourd’hui un élément majeur d’amélioration de processus pour les petites et moyennes entreprises. La technologie permet notamment d’automatiser les tâches manuelles chronophages qui nuisent à l’efficacité des processus de Gestion du poste Fournisseurs. En effet, les processus P2P sont généralement composés de tâches répétitives, chronophages et requérant une forte implication des employés.
L’automatisation P2P utilise la technologie pour augmenter l’efficacité des processus d’évaluation et de sélection des fournisseurs. Grâce à des logiciels, elle permet d’éliminer les tâches manuelles, fluidifier et simplifier la collaboration entre les services et réaliser des économies de coûts grâce à une précision accrue et un besoin en main d’œuvre réduit. Ce processus permet de relier entre eux deux services dans lesquels le potentiel de réduction de coûts est important : les Achats et la Gestion du poste Fournisseurs. Le processus P2P peut être divisé en une série d’étapes simples :
Passage de Commande : initier une commande d’achats de biens et/ou de services et la soumettre pour validation en interne.
Bon de commande : création des documents nécessaires au passage d’une commande de biens et/ou services auprès d’un fournisseur, pour une quantité définie et selon des termes et conditions à respecter par le fournisseur. Certaines entreprises utilisent le système de rapprochement à 2 ou 3 facteurs (appelé aussi « 2 to 3 ways matching ») qui permet de relier entre eux les bons de commande, les documents de réception de marchandises ainsi que les factures, dans le but de simplifier les processus de contrôle et de vérification.
Réception de marchandises : réceptionner les livraisons de biens et renseigner les informations dans les systèmes internes pour mettre à jour les stocks et informer la comptabilité.
Rapprochement de factures : analyse de la facture reçue du fournisseur pour comparaison avec le bon de commande initial afin de vérifier l’exactitude de l’ensemble des informations, y compris les coûts et dépenses.
Paiement via les Comptes Fournisseurs : traitement du bon de commande, envoi du paiement au fournisseur et renseignement du montant payé en comptabilité. La gestion manuelle de ces processus, très courante avant la généralisation du traitement informatique, était fastidieuse, longue, très consommatrice en main d’œuvre et source de nombreuses erreurs humaines et fraudes coûteuses pour l’entreprise.
La gestion manuelle de ces processus, très courante avant la généralisation du traitement informatique, était fastidieuse, longue, très consommatrice en main d’œuvre et source de nombreuses erreurs humaines et fraudes coûteuses pour l’entreprise.
L’automatisation des demandes d’achat garantit à l’entreprise de conserver un contrôle total sur ses dépenses, dès le début du processus. Les responsables de la fonction Finance établissent des listes prédéfinies avec les fournisseurs approuvés grâce à des outils ou logiciels de workflow. Les collaborateurs qui crées des requêtes d’achats peuvent alors directement choisir des produits et services parmi cette liste. Ceci confère une visibilité totale sur ce qui est acheté et dans quel but.
Tous les formats de factures (ex. papier, PDF, fax, EDI, XML, e-mail etc.) peuvent être automatiquement saisis et enregistrés avec une solution d’automatisation. Grâce au traitement automatique de la plupart des factures, et notamment de la saisie, du rapprochement et de la validation, seules les exceptions doivent être traitées par les membres de l’équipe. Les problèmes de doublons, de numéros de commandes manquants ou de fournisseurs non répertoriés sont traités en amont, permettant de réduire les erreurs à résoudre et le travail supplémentaire en aval. Les robots RPA interagissent de manière fluide avec différentes applications, tels que les ERP ou tout autre système comptable, pour les alimenter en données extraites des factures. Grâce à l’automatisation de la saisie des données de facturation, le processus de validation est plus rapide et le risque d’erreur humaine ainsi que ses coûts associés sont minimisés.
Le rapprochement entre les factures et les bons de commande est appelé rapprochement à 2 facteurs (two-way match) ou, lorsqu’il est également effectué avec les marchandises réceptionnées, rapprochement à 3 facteurs (three-way match). Ce processus consiste à comparer les factures ligne par ligne avec ces autres documents afin de détecter les éventuels écarts de montant ou de nom de fournisseur. Les robots RPA permettent d’automatiser la plupart de ces rapprochements manuels, réduisant ainsi le temps de contrôle et de rectification des erreurs. Ainsi, les équipes du service Finance peuvent se concentrer sur des tâches plus critiques telles que la budgétisation et la planification.
Avec l’automatisation, les factures sont acheminées par voie électronique, ce qui réduit leurs délais de validation. L’automatisation permet également de configurer des schémas complexes d’approbation incluant, par exemple, des rôles, des hiérarchies et des limites de montant variables. Cela permet de garantir le bon respect des règles de dépenses fixées par l’entreprise. Une automatisation plus élaborée permet même le routage des validations au sein des multiples entités d’une entreprise de grande envergure.
Le logiciel d’automatisation P2P s’intègre de façon fluide au système ERP existant de l’entreprise. Cela garantit une visibilité totale de l’ensemble du processus P2P ainsi qu’une piste d’audit complète pour chaque transaction. Les données d’analyse fournies par l’outil permettent aux responsables financiers de surveiller et d’améliorer en permanence les processus opérationnels P2P mais également de produire facilement des rapports de fin de mois précis et pertinents.
1.Notifications Automatiques
2. Enregistrement de données et audit historique
3. Analyses et prévisions
En minimisant l’intervention humaine dans les processus de facturation et en automatisant les validations et la résolution des erreurs, les entreprises peuvent réduire considérablement les délais opérationnels de leurs services Finance et Achats. Les processus comptables répétitifs et fastidieux, tels que le traitement des factures, sont des cas d’usage idéaux en automatisation de processus. Les organisations peuvent ainsi bénéficier de la dématérialisation tout en accélérant leurs délais de gestion, en améliorant la fiabilité de leurs données et en réduisant leurs coûts. Pour une société multinationale du secteur biopharmaceutique, AMO a conçu une application P2P sur mesure et composée d’une interface intuitive basée sur les rôles des utilisateurs.
Cette plate-forme P2P est maintenant utilisée dans 32 pays et permet de traiter environ 150.000 transactions par an. Grâce à cette application, notre client a pu décentraliser sa fonction Achats, répartir les droits de validation entre plusieurs entités et dispose désormais d’un portail d’audit interne dédié à la gestion de la conformité. Vous souhaitez en savoir plus sur la manière de créer de la valeur dans vos Centres de Services Partagés en redéfinissant votre processus Procure-to-Pay ? Contactez-nos équipes pour échanger sur vos problématiques.
Nous recueillons des informations sur vos besoins et les objectifs de vos applications. Vous n’êtes pas sûr de l’application dont vous avez besoin ? Nous évaluerons soigneusement vos principaux défis et vous fournirons des conseils d’experts sur la solution parfaitement adaptée à votre réussite.
Nous créons des maquettes et un prototype interactif pour visualiser le design et les fonctionnalités de votre application et apporter des modifications en fonction de vos commentaires.
Estimation du projet en termes de ressources, de délais de livraison et de coûts impliqués.
Présentation du POC aux parties prenantes concernées en illustrant les fonctionnalités et le potentiel de l’application pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
