Plateforme Purchase to Pay

L’application P2P englobe la gestion des fournisseurs, la gestion budgétaire, la gestion des achats et la déclenchement des paiements des fournisseurs par le biais des réceptions de marchandises. Le portail multilingue et multicurrency est utilisé dans 32 pays par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

Service
Finance et approvisionnement, All departments
Secteur
Pharmaceutique
Intégration
SAP
Utilisateurs
2500

Notre client, IPSEN, est un groupe biopharmaceutique mondial engagé à prolonger et améliorer la vie des patients ainsi que leur état de santé, grâce à des médicaments innovants en oncologie, neurosciences et maladies rares. Groupe coté en bourse, son chiffre d’affaires s’élevait à plus de 2,6 milliards d’Euros en 2020. La société développe et vend des médicaments ainsi que des produits de santé grand public dans plus de 110 pays tout en étant présente commercialement dans 35 pays.

  • Présence géographique : mondiale
  • Effectif : 5.700

Challenge

IPSEN recherchait une solution qui puisse fournir un meilleur support à ses services Finance et Achats. Ses équipes avaient besoin d’une solution structurée de gestion de budget et des achats pour leurs opérations au niveau mondial.

Suite à la croissance rapide du groupe, le besoin d’une montée en charge contrôlée via une solution financière agile et efficace s’imposait. Avant ce projet, les processus financiers et les mécanismes de validation dans SAP étaient peu contrôlés. A cette situation s’ajoutaient :

  • Un processus décentralisé et fragmenté, induisant un temps de traitement long
  • Une traçabilité insuffisante et lourde à mettre en place
  • Une difficulté à gérer les aspects liés à la conformité
  • Une interface complexe et peu intuitive qui nécessitait une formation importante utilisateurs

De plus, la fonction Finance ne pouvant être interrompue, il était impératif pour IPSEN que ses employés minimisent leurs temps d’inactivité durant le passage à la nouvelle solution.

Parcours d’Automatisation Digitale avec AMO

AMO a été sollicité pour conduire la refonte et la mise en œuvre de la solution P2P, qui était, à l’origine, principalement adaptée au marché français. Notre approche de conseil stratégique a permis de traduire la vision de notre client en une application adaptée.

AMO a mis à profit son expertise pour maximiser la puissance de la plate-forme Nintex et a ajouté des fonctionnalités spécialement conçues pour le groupe. Suite à la livraison du produit fini, les systèmes d’amélioration continue fournis par AMO ont permis à la solution d’évoluer au rythme des changements permanents de l’entreprise, tout en garantissant un niveau de confort stable pour les utilisateurs.

Aperçu de la Solution

Sur les conseils d’AMO, Nintex K2 Five a été choisi en raison son rapport coût / efficacité optimal, de sa flexibilité, de ses fonctionnalités de personnalisation et de sa facilité d’intégration avec SAP.

L’application Purchase to Pay englobe la gestion des fournisseurs, du budget, des achats et des flux de marchandises qui déclenchent les paiements fournisseurs. La fonction multilingue et multidevises est désormais utilisée par plus de 2.000 collaborateurs dans 32 pays, principalement dans les services Finance et Achats. Chaque année, plus de 130.000 transactions transitent par ce système.

Caractéristiques Détaillées de la Solution P2P

La plate-forme P2P a été développée sur-mesure pour s’adapter au plus près des processus organisationnels et du besoin stratégique global de l’entreprise ainsi qu’aux exigences des différents décideurs locaux. Les principales caractéristiques sont les suivantes :

Gestion des autorisations

  • Matrices de validation – Des matrices de validation de pointe ont été élaborées pour refléter tous les niveaux de validations et les scénarios. Celles-ci diffèrent d’un module ou d’un processus à un autre en fonction du demandeur, du champ d’application, du montant, du pays, des centres de coûts, des services et des équipes impliqués. L’intégralité de ce processus est gérée directement par l’application, ce qui la rend pratique et transparente pour ses utilisateurs.
  • Délégation Financière Locale – Chaque pays ou région peut gérer librement ses processus budgétaires et achats ainsi que ses différents niveaux de validation tout en restant conforme aux normes et aux politiques mondiales groupe.

Conformité

  • Traçabilité – Chaque action de l’utilisateur est suivie en temps réel et enregistrée, permettant de tracer l’historique. Tout l’historique est instantanément disponible dans chaque demande pour revue rapide. Ces données peuvent également être utilisées à des fins de reporting.
  • Gestion des versions des requêtes – Le cycle de vie de chaque requête est tracé. Chaque envoi génère une nouvelle version de cette requête. Le portail référence, ensuite, chaque version pour retracer l’historique.
  • Audit – Les modifications de système réalisées à partir de la console d’administration sont enregistrées en continu. Cela inclut les modifications apportées aux accès de sécurité, aux matrices de validation financière, aux délégations de tâches et aux données de référence du système. Un portail en libre-service est disponible pour les auditeurs permettant un accès direct aux données sans avoir besoin de générer des rapports spécifiques.

Sécurité

  • Granularité de l’accès – La granularité des accès utilisateurs a été introduite dans les différents modules, les différentes fonctionnalités et les différentes données. Cet aspect a permis la construction d’un portail unifié disposant d’une interface adaptable basée sur l’accès autorisé des utilisateurs. Ce mécanisme de ségrégation garantit une visibilité optimale, sans compromis sur la sécurité.
  • Rôles administratifs – Différents niveaux d’administration et de validation ont été créés en fonction de la localisation, du champ d’action et de l’ancienneté des utilisateurs. Cela a permis à la plate-forme d’être standardisée et ainsi étendue à de nombreuses régions et pays sans pour autant augmenter la charge administrative des équipes de direction.

Système de Délégation

  • Gestion de la charge de travail – Les gestionnaires et responsables de budget à tous les niveaux peuvent déléguer une partie de leurs responsabilités à leurs assistants afin de gérer efficacement leur charge de travail quotidienne.
  • Absences du bureau – Le personnel peut facilement transférer ses tâches pendant une courte période lorsqu’il n’est pas disponible. Cela évite le ralentissement des flux de validation et permet de maintenir la performance de l’entreprise à un niveau optimal.

Expérience utilisateur

  • Identité de l’utilisateur – A chaque utilisateur est attribué une responsabilité spécifique pour permettre son expérience P2P. Parmi ces responsabilités, on trouve le demandeur, le responsable du budget, l’agent P2P, le contrôleur financier, le leader P2P, l’acheteur, le responsable des achats et l’équipe en charge des comptes fournisseurs.
  • Orienté Processus – Avec l’application orientée processus de Nintex, la fluidité des processus a été améliorée, permettant aux employés de savoir ce que l’on attend d’eux et de gérer ainsi leur temps plus efficacement. La plate-forme centralisée élimine le besoin de recourir à des tableurs Excel ou d’échanges d’e-mails entre les différents services, souvent sources d’erreurs.
  • Mobilité – grâce aux appareils mobiles, les validations sont possibles même lorsque les utilisateurs sont en déplacement
  • Interface personnalisée – Grâce à la capacité d’extension de Nintex K2, l’interface a été personnalisée pour répondre aux exigences spécifiques de nos clients et de leurs directives groupe. Elle est désormais très intuitive, axée sur les rôles des utilisateurs en fonction de leur service et de leur ancienneté.
  • Multilingue – L’application a été conçue dès le départ pour gérer plusieurs langues.
  • Profils d’utilisateurs – Chaque individu a la possibilité de personnaliser son propre profil, y compris au niveau de la langue et des préférences de données – exemple : devise préférée, fournisseurs, localisation (pays + entreprise) et centres de coûts, ce qui rend l’utilisation quotidienne de l’application plus rapide et ciblée.

Les Résultats

Le P2P en tant qu’ensemble d’outils financiers centralisés offre de nombreux avantages opérationnels à impact positif pour l’entreprise.

  • Processus de validation transparents, simples, raccourcis, transfrontaliers et au sein de tous ses services.
  • Vision claire sur la gestion et les prévisions budgétaires – Les montants budgétaires et les autorisations accordées à tous les niveaux sont plus clairs et ne peuvent être contournés, ce qui permet de réduire les risques financiers.
  • Meilleure gestion de la revue réglementaire – Système rationalisé de gestion de la conformité.
  • Coûts d’exploitation réduits – Notre expertise combinée à la puissance de la plate-forme Nintex nous permet de développer une interface ergonomique pour nos clients. Cela se traduit par des des coûts réduits en matière de formation des utilisateurs.
  • Productivité nettement améliorée – L’interface intuitive et adaptée crée une expérience utilisateur unique et source d’efficacité.
  • Paiements précis et dans les temps – Des processus de réception de marchandises fluides et fiables réduisent les retards de paiement, ce qui est source d’économies et contribue à améliorer les relations avec les fournisseurs.
  • Une meilleure gestion de la chaîne d’approvisionnement globale, ce qui améliore par conséquent l’expérience client.

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Dév (jours)

160

Totale (jours)

210

Durée (semaines)

24

Dimension :

M,L

Success Stories

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