Adoptez l'Automatisation pour vos Processus Financiers

L’Automatisation de la fonction Finance

Au cours des 10 dernières années, l’adoption et l’intégration de méthodes de travail plus innovantes se sont largement répandues au sein des fonctions métiers critiques. Ces améliorations se sont concentrées sur les processus financiers, compte tenu de rôle clé dans le soutient aux activités de l’entreprise. Néanmoins, il existe encore des opportunités intéressantes et peu exploitées dans ce domaine. Chaque workflow et chaque processus du service Finance implique un groupe de personnes, de systèmes et de données spécifique. L’automatisation aide à coordonner ces différentes parties en éliminant les tâches manuelles, en améliorant la collaboration et en maintenant des flux de travail efficients. Automatiser ne revient cependant pas à remplacer des humains par des robots. Cela permet plutôt de mieux gérer des tâches manuelles répétitives et chronophages. Automatiser ce type de tâches permet aux collaborateurs des services concernés de concentrer leurs efforts sur la création de valeur et sur les aspects stratégiques de leur métier. En fin de compte, la tendance de ces dernières décennies a principalement consisté à transformer la fonction Finance pour lui permettre de mieux collaborer avec les autres services, afin de mieux servir les objectifs de l’entreprise. L’atteinte des objectifs propres au service financier ne suffit plus. Aujourd’hui, étant donné les nombreuses possibilités d’automatisation de transactions, les équipes fonctionnelles peuvent se concentrer sur l’intelligence et les données critiques au développement de l’entreprise. C’est ce type de fonctionnement, reposant sur le mode du partenariat et non pas des services en silo, qui garantit le succès d’une entreprise !

Pourquoi il est nécessaire d’automatiser vos Processus Financiers

Les rôles et responsabilités des équipes financières évoluent constamment. Grâce à l’étendue des technologies disponibles aujourd’hui, vous n’avez plus d’excuse pour ne pas épargner votre équipe Finance de processus manuels fastidieux. L’objectif principal de l’automatisation de la fonction Finance est d’améliorer l’efficacité des processus en réduisant ou en éliminant les tâches et activités répétitives à faible valeur ajoutée pour atteindre l’excellence de processus métier. Concrètement, voici les bénéfices clés de l’automatisation de processus financiers qui la rendent cruciale :

• Augmenter l’efficacité opérationnelle : cela peut paraître compliqué, et pourtant il suffit de libérer vos équipes d’activités manuelles répétitives en automatisant leurs processus pour leur permettre de réaliser ces tâches plus rapidement et avec un effort moindre.
• Réduire les erreurs opérationnelles : les taches manuelles et la transposition de données d’un système à un autre (exemple : d’un fichier Excel à une application métier) sont très souvent sources erreurs humaines. L’automatisation permet de palier à ce problème en réduisant la probabilité d’occurrence de ces erreurs et en assurant la cohérence entre différents processus comptables, ce qui permet d’éviter la naissance d’une erreur et/ou sa propagation.
• Améliorer l’expérience client : les processus financiers impliquent une interaction et une communication avec les clients d’une entreprise. Si les équipes Finance ne disposent pas de moyens d’interaction digitaux ou si leurs données ne sont pas à jour, cela peut créer une image négative du point de vue client. Par exemple, si vous envoyez encore des factures par courrier ou en pièce jointe d’e-mails, ou que vous relancez vos clients pour des factures déjà payées, c’est le signe que vos processus nécessitent une attention particulière.
• Augmenter l’implication des employés : des équipes qui doivent travailler avec des processus et applications obsolètes deviennent rapidement frustrées et moins impliquées. Cela peut affecter leur productivité et leurs relations avec la clientèle, conduisant à de l’insatisfaction. L’automatisation peut aider à résoudre ce problème de manière efficace.
• Renforcer la conformité de votre entreprise par rapport à la réglementation : l’automatisation permet de consolider des systèmes disparates et de générer automatiquement des rapports de conformité. Cela permet de fortement limiter de risque de réputation et de sanction pour votre entreprise.

Processus Financiers Clés Automatisables

Nous sommes conscients qu’il existe une multitude de processus au sein des services financiers, mais il n’est pas conseillé ni réaliste de tout automatiser. Nous vous expliquons ici quels sont les processus clés à automatiser pour permettre à votre entreprise de rester dans la course. Commençons par les processus les plus lourds.

• Comptes Fournisseurs

La gestion des comptes fournisseurs englobe généralement plusieurs processus manuels, tels que :

1. S’assurer que les factures soient bien validées avant l’émission des paiements
2. Garantir des fonds suffisants avant chaque paiement
3. Respecter des conditions de paiement qui varient d’un fournisseur à l’autre

Grâce à l’automatisation de vos processus financiers, votre système de gestion des comptes fournisseurs peut être est directement relié aux flux d’achats ou de remboursements. Vous êtes ainsi assurés de ne traiter que les factures approuvées. Vous pouvez également utiliser l’automatisation pour intégrer les processus de gestion de comptes fournisseurs à vos outils de planification financière afin que votre budget soit alloué automatiquement, avant même que les factures ne parviennent à votre service de gestion des comptes fournisseurs.

• Remboursements des notes de frais

Des demandes de remboursement a priori simples peuvent créer des véritables goulots d’étranglement lorsqu’elles proviennent de nombreux employés et via des canaux différents. En général, ce phénomène entraine les problèmes suivants :

1. Un manque de visibilité sur les dépenses du fait de formulaires non structurés ou d’un manque d’intégration avec les autres systèmes composant le workflow
2. Des remboursements tardifs si les notes de frais sont envoyées en dehors des délais requis ou si elles sont incomplètes

L’automatisation permet de résoudre ces problèmes en :

1. Fournissant un recueil d’informations claires
2. Établissant un flux de travail structuré pour chaque demande de remboursement
3. Envoyant des notifications automatiques aux personnes en charge de la validation
4. Permettant aux employés de suivre l’état d’avancement de leurs demandes

• Achats et Approvisionnements

Les besoins en achats étant ad hoc par nature, les requêtes associées à ceux-ci sont souvent incomplètes. Cela entraine les problèmes récurrents suivants :

1. Un manque de contrôle et de visibilité sur les dépenses en raison de commandes et d’achats impromptus effectués en dehors du processus d’approvisionnement de l’entreprise
2. Des données incomplètes ou inexactes, liées à des formulaires de demande non structurés, une saisie de données manuelle ou à l’existence de différents canaux pour formuler une demande.
3. Des risques de non-conformité contractuelle survenant notamment lorsque le service financier doit vérifier les clauses contractuelles différentes de chaque fournisseur.

Vous pouvez éviter ces problèmes en utilisant l’automatisation pour standardiser les demandes et conditions d’achat, les actions requises lors d’une demande d’achat et les règles d’automatisation. Cela vous permet d’éviter les erreurs et de garantir le respect de vos politiques internes lors du traitement de chaque demande d’achats.

*Source: Gartner (April 2022) Report

Le Futur de l’Automatisation de Processus Financiers

• Des flux de travail digitaux : rendre vos workflows digitaux permettra à votre organisation de passer de processus manuels et physiques à des processus électroniques robustes et efficaces. Les workflows en format digital garantissent le bon suivi des étapes pour atteindre les résultats souhaités.

• Traitement de documents : les applications de cartographie de processus et d’automatisation du traitement de documents permettent de réduire de façon considérable le recours à la saisie de données manuelle, aspect est crucial pour les documents utilisés dans plusieurs processus. Cela peut concerner aussi bien des factures fournisseurs, des dépenses que des remises commerciales. Ainsi, vos données sont automatiquement lues, validées et acheminées vers les bonnes applications.

• Automatisation Robotisée de Processus : la RPA aide votre fonction Finance à transposer des données entre différents systèmes. Souvent, des tableurs de type Excel sont utilisés pour rassembler et manipuler des informations provenant de différentes sources. La RPA permet d’automatiser ce type de tâches en « imitant » le processus manuel, en le décomposant en une série de différentes étapes.

• Blockchain: sécuriser les transactions et fiabiliser les données : les blockchains permettent de générer des contrats digitaux en temps-réel, d’accélérer les opérations et de réduire les coûts de maintenance d’une base de données centrale. À mesure que l’intégration et la gouvernance de cette technologie s’améliorent, la blockchain transforme les processus Finance et Comptabilité.

• Logiciels Saas (sur cloud) : ils offrent plus de flexibilité, d’évolutivité et de performance tout en optimisant les coûts, améliorant la gouvernance et permettant aux employés travaillant à distance d’accéder facilement et rapidement aux données et fichiers dont l’accès était auparavant uniquement possible sur site.

AMO et l’Automatisation de la fonction Finance

L’équipe AMO met à votre service sa double compétence technique et métier inégalée pour créer des solutions logicielles innovantes et sur-mesure afin de permettre à vos opérations et à vos données financières d’atteindre une qualité de classe mondiale. Que ce soit en automatisant leurs processus Finance et Achats de bout-en-bout ou en fournissant des applications pour les comités de validation d’opérations financières, nous avons permis à nos clients de renforcer le contrôle, la visibilité, la transparence et l’efficacité de leurs flux de travail financiers. Vous voulez en savoir plus sur l’automatisation de la fonction Finance ? Rejoignez AMO Consultancy et Nintex à Londres le 25 octobre 2022. Cet événement en personne sera dédié à la création de valeur au sein des Centres de Services Partagés et sur la manière de repenser vos fonctions Finance et Achats dans un contexte économique incertain.

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