Solution de Gestion des Validations du Comité et d’Analyse de Documents Financiers

Notre client est une société d’investissement indépendante créée par le gouvernement flamand. Son activité consiste à financer des entreprises prometteuses, dès leur phase de lancement, à travers leurs différentes étapes de croissance et jusqu’à leur développement à l’international. Le groupe soutient des projets visant à améliorer le bien-être et la prospérité en Flandre.

Challenge

Avec la croissance de l’économie flamande, de plus en plus d’entreprises soumettent des demandes de levée de fonds en vue de développer leur activité. Pour chaque demande, un grand nombre de documents sont à transmettre afin qu’ils soient analysés par le principal comité décisionnel qui se réunit mensuellement.

Pour que les réunions du comité soient le plus efficaces possible, un temps administratif considérable était requis afin de coordonner plusieurs services. La documentation financière liée aux projets était préparée manuellement. Un certain nombre de validations de la documentation étaient nécessaires avant la revue finale par le comité. En l’absence de processus rationnalisé et fluide, lesdirectives de gouvernance applicables à la documentation financière étaient difficiles à respecter en pratique. Cette organisation entrainait régulièrement des reports de décision ducomité, donc des retards dans le financement des projets d’envergure.

Solution

AMO a été sollicité pour développer une application sur-mesure pouvant s’intégrer au Système de Gestion de Documents (DMS) interne de notre client, nommé iManage. S’appuyant sur les fonctionnalités de la plate-forme Nintex K2 Five, une solution de revue de la documentation financière et de validation par le comité a été conçue et mise en oeuvre.

Afin de rendre la solution aussi intuitive que possible, le processus part directement du système existant iManage. Chaque projet nécessite un nombre bien défini de documents et de formats en fonction de différentes catégories. L’application demande automatiquement la liste des documents nécessaires en fonction du type de financement sollicité, qui sera analysé par le comité. Cette liste est alimentée par différentes parties prenantes transversales qui se sont vu confier des tâches définies. Les documents sont stockés dans une section temporaire en vue d’être inspectés par le secrétaire général pour être ensuite pré-approuvés avant d’être présentés au comité.

Grâce à la rationalisation de ce processus, les membres du comité peuvent désormais se concentrer uniquement sur l’analyse et la validation (ou non) des demandes de financement, plutôt que sur la partie administrative. Une fois la décision prise, les fichiers associés au dossier de financement sont redirigés vers une nouvelle section du DMS et identifiés en conséquence – analysés, approuvés ou rejetés.

L’adoption de cette solution a permis à notre client d’accélérer son processus de prise de décision et de mettre en place un système de traçabilité et de conformité complet, primordial pour un organisme gouvernemental.