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Notre client belge joue un rôle clé dans l’avenir économique de son pays en finançant des projets d’entreprises qui allient impact social et rentabilité financière. Avec les années, il a constaté que constituer une équipe efficace va au-delà de la sélection de bons candidats. L’intégration et la gestion globale du cycle de vie des employés jouent un rôle crucial pour s’assurer que les talents recrutés sont à la fois productifs et satisfaits.
Pour répondre à ce besoin, ce client a donc décidé de nous confier le développement d’une application sur mesure de gestion du cyle de vie de ses employés.
Notre client voulait créer un portail personnalisé et centralisé, aux couleurs de l’entreprise en flamand, qui gérerait chaque aspect du parcours d’un employé. La plateforme devait évoluer en une solution complète de gestion des employés offrant une expérience globale. Elle devait simplifier les processus d’intégration et de départ des employés, gérer les demandes de congés, superviser les arrangements de mobilité et gérer la logistique de la flotte. De plus, la plateforme devait permettre d’assurer le maintien des données personnelles, d’administrer les avantages sociaux et de suivre les dépenses.
La phase initiale de ce projet visait à faciliter l’intégration de nouveaux utilisateurs, tout en leur permettant de s’intégrer culturellement à l’organisation, créant ainsi une première impression positive et durable et un sentiment d’appartenance parmi les employés.
Les processus existants d’intégration et de départ étaient longs et sujets aux erreurs en raison d’une collaboration manuelle entre les départements et de la dépendance aux checklists sous Excel. Cette approche manuelle entraînait des retards, source de complexité et d’incertitude lors de l’intégration des employés. De plus, l’équipe RH faisait face à une charge de travail considérable en raison du système de demande manuel concernant les avantages sociaux des employés.
Le défi comprenait la gestion des avantages sociaux, des habilitations informatiques, de la mobilité, de la flotte automobile, des abonnements, des indemnités, ou encore des avantages spécifiques, tout en assurant la coordination des besoins des différents départements.
D’un point de vue gouvernance, assurer la traçabilité tout au long du processus était essentiel. Cela impliquait le suivi du temps dédié à chaque tâche et des étapes la validation par le personnel habilité – un aspect compliqué pour le système existant.
Reconnaissant qu’une solution prête à l’emploi ne répondait pas aux exigences de l’entreprise et impliquait de confier des informations sensibles à un tiers, notre client a cherché une solution sur mesure. Ils nous ont choisis pour développer une application personnalisée en utilisant la plateforme de low-code Nintex Automation on Prem (K2).
Nous avons développé une application conforme aux directives de l’image de marque de l’entreprise. Elle assure donc une interface à la fois cohérente et conviviale. La conception s’est concentrée sur la création d’une plateforme unifiée et intuitive, simplifiant la navigation des utilisateurs et offrant un accès facile à toutes les fonctionnalités essentielles.
L’application intègre de manière transparente des workflows avancés pour automatiser la mise à disposition des différents services informatiques. Ces workflows sophistiqués orchestrent des tâches variées, telles que la création de l’annuaire actif, la configuration des emails. Ils incluent aussi la mise en place du OneDrive des employés et l’attribution d’un accès à diverses applications basé sur les niveaux d’accréditation. L’application s’intègre parfaitement avec iManage. Cela assure ainsi un écosystème cohérent qui améliore l’efficacité opérationnelle et la collaboration au sein de l’entreprise.
L’architecture de l’application est conçue pour une flexibilité accrue. Notre client peut gérer et personnaliser les workflows indépendamment. Cette fonctionnalité leur permet d’adapter et de personnaliser les processus pour s’aligner facilement avec les exigences qui evoluent dans le temps. Ce niveau de personnalisation garantit que la solution soit agile et réactive.
Autrefois, la gestion des dossiers était difficile en raison de multiples sources de saisie de données. Cela entraînait des doublons et des inexactitudes dues à des informations obsolètes. Maintenant l’application agit comme orchestrateur de gestion des données. Elle maintient un référentiel de données précis et à jour, servant de centre de données centralisé.
Le portail convivial accompagne les employés lors des mises à jour périodiques en assurant une synchronisation harmonieuse à travers tous les systèmes de l’entreprise. Cela permet une gestion efficace des données et une conformité aux normes RGPD. La confidentialité et la conformité des données de chaque employé sont ainsi guaranties.
L’application offre une fonction de recherche dans l’annuaire de l’entreprise, permettant de localiser les employés et d’accéder à des informations pertinentes sur leurs rôles, leurs responsables et leurs coordonnées. Cette fonctionnalité renforce la connectivité organisationnelle et facilite la communication entre les équipes.
L’application assure la mise à disposition d’informations précises pour les entreprises externes chargées d’échanger avec les autorités gouvernementales. Cela inclut la tenue à jour et la déclaration des avantages et revenus au format requis.
Ce processus rationalisé assure la conformité et l’exactitude des rapports aux entités gouvernementales, réduisant ainsi les risques liés aux opérations fiscales.
L’application génère des rapports qui permettent au client de réaliser un rapprochement précis des indemnités et budgets accordés aux employés. Cela garantis le paiement des avantages non utilisés dans leur salaire. Le système facilite le suivi méticuleux de l’utilisation du budget. Il fournit un mécanisme fiable pour rémunérer les employés conformément aux avantages non utilisés.
La plateforme est conçue pour faciliter le processus de départ des employés en intégrant des tâches telles que la création et la clôture de tickets, la suppression des accès et le suivi méticuleux des niveaux d’accréditation. Cela assure une sortie fluide pour les employés partants, éliminant les ambiguïtés sur la propriété des tâches. Cette conception stratégique favorise un sens des responsabilités et de la clarté tout au long du processus de départ.
Cette application a significativement amélioré à la fois le processus d’intégration et l’expérience globale des employés. Elle joue également un rôle essentiel pour assurer un départ en douceur aux employés qui quittent l’entreprise. L’introduction de workflows automatisés garantit que les licences et accès pertinents sont désactivés rapidement au départ d’un employé. Cela offre un meilleur contrôle des coûts associés.
Les fonctionnalités sur mesure de l’application répondent spécifiquement aux besoins uniques de notre client. Ce niveau de personnalisation, non réalisable avec des solutions prêtes à l’emploi, est crucial pour maintenir la conformité RGPD. Cette solution sur mesure protège les informations sensibles contre le partage avec des tiers. Elle renforce ainsi la sécurité et la confidentialité des données.
Au-delà de ses avantages opérationnels, l’application favorise un sentiment d’appartenance et cultive une expérience positive pour chaque employé. Cela contribue de manière significative au développement d’une culture de travail positive globale. L’application devient ainsi un atout précieux pour améliorer la dynamique organisationnelle et la satisfaction des employés.
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Nous recueillons des informations sur vos besoins et les objectifs de vos applications. Vous n’êtes pas sûr de l’application dont vous avez besoin ? Nous évaluerons soigneusement vos principaux défis et vous fournirons des conseils d’experts sur la solution parfaitement adaptée à votre réussite.
Nous créons des maquettes et un prototype interactif pour visualiser le design et les fonctionnalités de votre application et apporter des modifications en fonction de vos commentaires.
Estimation du projet en termes de ressources, de délais de livraison et de coûts impliqués.
Présentation du POC aux parties prenantes concernées en illustrant les fonctionnalités et le potentiel de l’application pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
