Système de gestion des cartes carburant

Notre client est une entreprise multinationale de Services Professionnels. « Big Four » (les 4 plus grands cabinets d’audit et de conseil au monde) et détient le plus grand réseau de conseil mondial en termes de chiffre d’affaires et de nombre de collaborateurs. Son siège social est basé à Londres. Le groupe fournit des services services en audit et assurance, consulting, financial advisory, risk advisory et tax, et services connexes à plus de 330.000 professionnels dans le monde.

• Effectif : 330.000 employés
• Présence géographique : présence mondiale – 150 pays
• Chiffre d’affaires (2019) : USD 47 Mds

Challenge

Le processus de Gestion des Cartes Carburant pour les employés, était jusque-là effectué manuellement via des tableurs Excel et échanges d’e-mails. Ce processus incluait le passage de commande, l’annulation, le renouvellement et l’enregistrement, le tout relié aux plaques d’immatriculation.

Cette situation était source de nombreux problèmes :

• Le processus de commande et de réservation de nouvelle carte était long et source d’erreurs
• La gestion des attributions de carte aux employés était limitée
• Pas d’audit possible en raison du manque de traçabilité
• Ce processus étant manuel, il ne pouvait pas être relié automatiquement avec la solution de gestion de flotte automobile

Solution et Résultats

AMO a créé une solution sur-mesure de Gestion des Cartes Carburant. Cette application agit tel un véritable chef d’orchestre entre la solution de gestion de flotte automobile, les portails en ligne des différents fournisseurs de cartes carburant et le service de support interne des employés (Service Now). Notre solution utilise ainsi la technologie RPA pour mettre à jour automatiquement la plateforme de gestion de flotte automatique.

Notre client bénéficie désormais des avantages suivants :

• Le processus est beaucoup plus rapide et fluide – pas de place à l’erreur ni au retard
• Le mécanisme de blocage de carte est maintenant quasi instantané – idéal en cas de perte ou de vol de la carte
• Meilleure gestion des coûts
• Portail central permettant le traitement de toutes les demandes liées aux cartes carburant
• Le mécanisme de distribution des cartes est désormais intégré à la solution
• Le nouveau système de gestion des cartes de carburant gère automatiquement la mise à jour des applications périphériques (gestion de flotte, fournisseur carte carburant, enregistrement du n° de plaque d’immatriculation, etc.) ^liées à ce processus.
• Expérience employé améliorée grâce à des actions et une communication claires
• Données historiques facilement disponibles à des fins d’audit