Gestion du Budget des Équipements Immobiliers

Notre client est la plus grande société d’investissement et de services en immobilier commercial au monde Il offre une large gamme de services intégrés, y compris la gestion des équipements et des services liés aux biens immobiliers, les transactions et la gestion de projet ; la gestion de biens ; la gestion d’investissements immobiliers; l’évaluation et l’estimation des biens; la location immobilière; le conseil stratégique; les ventes immobilières; les services hypothécaires et les services de développement.

• Effectif: 100.000 employés
• Présence géographique: mondiale
• Chiffre d’affaires annuel (2019): USD 24 milliards

AMO a été sollicité pour aider le service de gestion des équipements immobiliers à concevoir une solution hautement spécialisée. L’objectif principal était de gérer les demandes imprévues de budget pour le vaste portefeuille de biens immobiliers d’un de leur client.

Challenge

Notre client avait besoin d’une solution pratique pour analyser et valider les demandes de budget liées à des événements imprévus concernant le vaste portefeuille de biens immobiliers d’un de ses clients.

• La solution devait couvrir tous les biens immobiliers détenus par ce client au niveau européen
• Il était nécessaire de coordonner les équipes sur site, le service de gestion des équipements et l’équipe de gestion des clients finaux
• Des circonstances exceptionnelles pouvaient entraîner un dépassement de budget
• Volume considérable de demandes à traiter
• Nombre important de modifications requises rendant difficile la visibilité sur le budget
• Recherche historique compliquée
• La gouvernance du processus et les parties prenantes n’étaient pas claires

Solution

Nous avons créé une solution de gestion budgétaire s’appuyant sur des flux rationnalisés permettant de remplacer les tableurs et les tâches manuelles. Ce processus est spécifiquement conçu pour permettre la gestion financière des événements imprévus liés au cycle de vie des équipements immobiliers.

Notre solution est entièrement intégrée au portail SharePoint du client et conforme aux directives internes du groupe. Du sur mesure, tant pour la société en charge de la gestion des équipements immobiliers que pour l’utilisateur final.

Les avantages:

• Les responsables des équipements immobiliers sur site peuvent soumettre directement leurs demandes et suivre l’état d’avancement
• L’équipe centrale de gestion des équipements immobiliers est capable de fournir au client final une vision complète des demandes en cours
• Des seuils de validation automatisés sont définis pour les demandes en dessous d’un certain montant, permettant de réduire la charge de travail des personnes responsables de la validation des budgets
• Option multidevise – la conversion entre la devise locale et la devise budgétaire est instantanée
• Les budgets liés aux imprévus sont mis à jour en temps réel pour éviter les dépassements
• Les biens immobiliers peuvent être traités de manière groupée afin de simplifier l’allocation budgétaire
• Différentes règles de gestion budgétaire sont disponibles en fonction des exigences locales
• Chaque étape du processus est traçable, offrant une meilleure visibilité sur la gouvernance

De plus, pour ses clients, elle garantit plus de transparence. De plus, pour ses clients, elle garantit plus de transparence. Cette amélioration de l’expérience client a généré naturellement une plus grande rétention de ces derniers, ce qui constitue un avantage concurrentiel certain.