Optimise your HR department with Automation

Le service Ressources Humaines (RH) est le ciment de ce que votre entreprise a de plus précieux : son équipe. Et, en 2022, la technologie représente le meilleur allié de votre service RH. L’automatisation de cette fonction s’est en effet fortement développée ces dernières années, sous l’effet des investissements croissants des entreprises dans des solutions Cloud dédiées au recrutement, au management d’équipe, à la gestion des salaires, au traitement des requêtes employés, parmi tant d’autres. Si l’identification des flux opérationnels représente un pilier de la vision moderne du management des organisations, la présence de la technologie est également un élément clé à prendre en compte. La définition et la modélisation de processus permet de fluidifier les différentes activités d’une organisation. Pour le service RH, il devient donc essentiel d’adopter des outils permettant d’automatiser la gestion de ces processus.

Stratégie

Le quotidien d’une entreprise est rythmé par des cycles réguliers de recrutement, d’intégration de nouveaux collaborateurs, de signatures, d’évaluations de performance, d’ateliers, etc. Et ceci n’est qu’un extrait de la longue liste de tâches du service RH. L’automatisation de processus vous permettra d’obtenir une vision globale et intégrée de toute la chaîne des tâches qui composent un flux opérationnel. Grâce à des indicateurs en temps réel via un tableau de bord, vous pourrez identifier les étapes du processus qui nécessitent une intervention ou une amélioration.

Challenges

Les équipes RH sont confrontées à de nombreux défis lors de l’intégration et la formation de nouveaux collaborateurs. Diverses tâches manuelles et monotones sont nécessaires, telles que la remise des documents administratifs et contractuels liés à la prise de poste des nouveaux arrivants, leurs codes d’accès aux plateformes internes et aux espaces de travail, etc. Ces tâches viennent engorger la charge de travail du service RH, et ainsi freiner sa productivité. Dès lors qu’ils doivent jongler avec des informations provenant de différentes sources, des données sensibles ou plusieurs contrats en même temps, tout service peut se retrouver confronté à une surcharge de tâches manuelles qui entraine des erreurs opérationnelles. Plus que tous les autres, le service RH doit considérer les processus manuels avec attention, car il est en charge du recrutement, de la formation, de l’intégration, de l’évaluation et du management de chaque employé, tâches qui impliquent souvent une lourde charge administrative. Dans les entités qui n’ont pas encore entamé de transformation digitale, cette procédure est rendue encore davantage complexe car elle nécessite de gérer une variété de types documents, imprimés et numérisés. De plus, le service informatique est souvent sollicité pour corriger des erreurs ou effectuer certaines tâches, ce qui entraine des coûts supplémentaires, des retards et de la frustration. Enfin, en raison de la pandémie de Covid-19, de plus en plus d’organisations ont mis en place le système de télétravail pour leurs collaborateurs. Bien que cette mesure soit un excellent moyen de préserver l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle, elle exerce une pression supplémentaire sur les équipes RH qui doivent maintenir le rythme et la qualité des processus de recrutement et d’intégration des employés, mais dans un contexte contraint, où l’accès aux locaux est impossible.

Les Processus RH Automatisables

Les solutions digitales sur-mesure dédiées à la fonction RH peuvent transformer vos processus manuels et répétitifs obsolètes en procédures automatisées, aidant ainsi votre équipe à utiliser ses compétences pour résoudre les problématiques stratégiques de votre entreprise. Voici des exemples de processus RH qui peuvent être automatisés.

• Recrutement et recueil de feedback sur les candidats : ce processus inclut la sélection des CV, la planification des entretiens et les commentaires instantanés de la part des managers en charge du recrutement.
• L’intégration des employés nécessite de collecter plusieurs documents, signer de nombreux formulaires, donner les accès aux nouveaux arrivants, etc. L’automatisation peut concerner différentes tâches telles que l’envoi de notifications, les processus de validation, la génération de documents ou encore les signatures électroniques.
• Accès aux applications et outils internes. Les collaborateurs récemment arrivés doivent avoir accès aux applications nécessaires à l’accomplissement de leur mission, et ce dès leur premier jour. Grâce à l’automatisation, cet accès peut être accordé automatiquement, selon des critères prédéfinis. Au fil du temps, si les besoins d’accès des employés évoluent, les processus de validation automatisés permettent aux managers d’accepter ou rejeter rapidement toute demande associée à ces évolutions.
• Gestion des fichiers employés
• Suivi de performances. L’automatisation de l’évaluation de la performance des employés permet aux entreprises d’accéder à certaines données afin de déterminer, les augmentations salariales et primes, entre autres. Cela garantit également l’impartialité des informations et favorise ainsi une prise de décision pertinente.
• Gestion des congés. La fin du calcul manuel des congés permet d’éliminer toute erreur humaine et contribue, là encore, à une expérience fluide pour tous vos employés.
• Gestion des départs de collaborateurs. L’automatisation de ce processus permet, par exemple, de remplir et de télécharger des documents par voie électronique ou de programmer des entretiens de fin de contrat et dates de fin d’accès des employés sur le départ.

Vous devez certainement désormais vous réjouir du nombre de processus pouvant être automatisés au sein du service Ressources Humaines. Vous pourriez cependant être découragé par le fait que, ayant déjà des systèmes en place, la mise en œuvre de nouvelles solutions soit plus facile à dire qu’à faire – et c’est là que nous intervenons. Nos experts utilisent les technologies d’automatisation low-code tels que Nintex pour vous aider à centraliser et relier vos données, systèmes et processus en une solution digitale unique et sur-mesure. Vous pourrez ainsi profiter pleinement des avantages de l’automatisation des tâches de votre service RH.

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