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Dans notre dernier article, nous avons montré l’importance de l’Automatisation de Processus Métier (BPA) et de l’Automatisation Robotisée de Processus (RPA) pour votre entreprise. Cependant, quelles sont les étapes à suivre pour lancer votre projet d’automatisation de flux de travail ? Par où commencer ? Je vous explique ici les étapes nécessaires pour identifier les processus aptes à l’automatisation et illustre ces étapes à l’aide d’un exemple concret.
La BPA et la RPA permettant de remplacer certaines actions manuelles à l’aide d’applications et de robots, votre première action consistera à découper chaque processus en différentes tâches afin d’identifier celles qui peuvent être automatisées.
En général, un processus éligible à l’automatisation répond aux critères suivants :
Une fois votre 1er projet d’automatisation identifié et sélectionné, il est temps de définir vos objectifs métier. Observer votre processus tel quel est une bonne base pour définir vos objectifs : combien de tâches manuelles souhaitez-vous remplacer ou conserver ? De combien voulez-vous réduire le temps passé à chaque étape ?
Les indicateurs clés de performance que vous choisirez peuvent concerner l’amélioration de la satisfaction client tout comme la baisse du nombre d’erreurs humaines. Tout indicateur est valable du moment qu’il permet de contrôler et faire évoluer votre activité.
Un bon Maître d’Ouvrage est la clé du succès de votre projet d’automatisation. Le profil idéal est une personne qui dispose d’une connaissance approfondie du monde de l’entreprise mais également de capacités techniques. Cette personne doit également avoir du temps libre à consacrer à votre projet, et ce afin de garantir la réactivité des équipes pour prendre des décisions, valider les avancées du projet et identifier les risques potentiels.
Un autre point essentiel est le choix de la solution.
Tout d’abord, une étape qui peut paraitre évidente : vous devez comprendre en quoi consiste les fonctionnalités de chaque type de solution d’automatisation :
Je ne vais pas rentrer dans le détail des différents produits du marché (Restez à l’écoute pour mon prochain blog !)
Nintex Promapp est un excellent outil pour obtenir plus de visibilité et de contrôle sur les processus de votre entreprise. Promapp vous permet d’identifier facilement les opportunités d’automatisation au sein de vos processus métier.
Le processus d’intégration des nouveaux employés en entreprise est un bon exemple : celui-ci nécessite en effet souvent une intégration avec les systèmes informatiques existants et engendre un volume important de documents administratifs (souvent papier) et d’échanges e-mail entres différentes équipes.
Processus avant automatisation :
Souvent, lorsqu’un employé rejoint l’entreprise, il envoie à son correspondant RH toutes les informations nécessaires (y compris personnelles) par e-mail. Ensuite, le membre de l’équipe RH se charge d’envoyer des demandes de création de comptes utilisateurs, d’adresses e-mail, d’accès au bâtiment et de commandes de matériel pour le nouvel employé.
Ce processus entraine donc un nombre important de tâches manuelles et d’échanges e-mail pour les personnes et/ou services impliqués dans le processus.
Processus après automatisation :
Grâce aux solutions d’automatisation, un formulaire digital est désormais envoyé automatiquement au nouvel employé dès que l’équipe RH confirme sa date d’arrivée. Après validation par le service RH, les différentes parties impliquées reçoivent les informations personnelles du nouveau collaborateur par e-mail, sans qu’aucune intervention humaine ne soit nécessaire. Suite à l’intégration entre Office365 et le serveur Exchanger, le compte utilisateur et l’adresse e-mail du nouvel employé sont créés en 1 clic. Des rappels automatiques peuvent également être envoyés à chaque partie lorsque la date limite pour réaliser une action requise se rapproche.
En plus des nouvelles fonctionnalités décrites ci-dessus, la centralisation des données et de l’historique des actions réalisées permet de disposer de pistes d’audit exhaustives et de métriques facilement accessibles.
Découvrez-en plus sur les solutions d’automatisation par secteur d’activité et par service ici.
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