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Une gestion efficace de la performance des employés est vitale pour toute entreprise. À travers différent processus, cela permet à l’entreprise d’optimiser ses ressources pour atteindre ses objectifs globaux. Les entreprises qui, via leur système de gestion de performance, agissent pour améliorer le bien-être, la productivité et la fidélisation de leurs employés, voient leur compétitivité croître de façon significative.
La première étape d’élaboration d’un système de gestion de la performance consiste à fixer un cap pour l’entreprise et de définir les objectifs individuels qui soient alignés à la stratégie globale. Les objectifs individuels ne sont pas définis de manière isolée : ils résultent au contraire d’un processus de collaboration entre un manager et un employé. Une fois la stratégie globale de l’entreprise établie, les objectifs individuels sont définis pour répondre aux buts définis de l’organisation. Le manager partage alors les objectifs, les rôles et les responsabilités au niveau global et à titre individuel, à chaque collaborateur, à l’aide d’un cadre d’objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels).
Les processus de gestion de la performance peuvent varier selon les entreprises mais leur cycle d’évaluation s’articule généralement autour des étapes suivantes :
Pour une entreprise, disposer d’un processus d’évaluation de la performance est une chose, mais y faire adhérer l’ensemble de ses employés en est une autre. Un simple système d’évaluation sous format papier ne suffit plus. De nombreuses entreprises rencontrent des difficultés à ce que leurs employés aillent jusqu’au bout du processus, à communiquer sur ce qu’elles attendent d’eux ou à les responsabiliser dans l’atteinte de leurs objectifs.
Pour la plupart des entreprises, la priorité est de retenir et faire développer leurs talents. Or, la meilleure façon d’y parvenir est de se débarrasser des systèmes d’évaluations de performance obsolètes (ex. sous format papier) et de passer à un système automatisé : l’automatisation permet en effet une amélioration radicale du processus !
1. Des processus plus rapides
Le temps de traitement de bout-en-bout de l’évaluation de la performance peut être réduit en automatisant les tâches chronophages telles que les rappels de délais à respecter, la collecte de formulaires et la communication des notes d’évaluation aux employés. Les données et informations relatives à chaque employé peuvent être accessibles rapidement sur un portail unique.
2. Une visibilité en temps réel sur les progrès réalisés
Un système automatisé de gestion des performances permet aux employés et aux managers d’avoir une visibilité sur l’historique des activités et performances. L’accès à ces données aide à établir des évaluations de performance plus justes, plus transparentes et plus pertinentes, tout en fournissant des recommandations de développement plus adaptées aux employés.
3. Statistiques et rapports
Passer à un système automatisé d’évaluation de la performance confère également à l’entreprise l’accès à un large éventail de données analytiques. Qui permettent d’analyser la performance des employés de façon instantanée et de générer des rapports sur :
i. Les sur et sous-performances
ii. Les aptitudes et compétences des employés et équipes
iii. La formation appropriée pour favoriser le développement des employés
iv. L’évolution des objectifs des employés par rapport à ceux de l’entreprise
Le taux de finalisation des évaluations de performance
vi. Les forces et faiblesses de chaque équipe ou employé
4. Réduire le temps consacré aux tâches administratives pour se concentrer sur les actions stratégiques :
Un système automatisé de gestion de la performance vous permet de définir clairement les tâches et leurs échéanciers. Chaque employé est ainsi bien informé sur ce qu’il doit faire et dans quel délai. Lorsqu’une étape du processus est terminée, le logiciel informe automatiquement la personne qui doit intervenir dans l’étape suivante en lui indiquant ce qu’elle doit faire et pour quand. Ainsi, le service RH n’a plus besoin de réaliser ce suivi fastidieux et n’est plus submergé par les nombreuses tâches administratives qui en découlent. Des rappels personnalisés peuvent être créés dans le système afin d’envoyer une notification au moment opportun et ainsi réduire le temps d’évaluation des employés et managers. Au global, la productivité est améliorée, ce qui se traduit par des économies de coûts.
Flux de travail sur mesure
Un outil de gestion de la performance efficace doit permettre de créer des programmes d’évaluations et formulaires adaptés à votre structure hiérarchique et au fonctionnement de vos services. Adapter un flux de travail pour qu’il réponde aux spécificités de votre organisation ne devrait pas nécessiter d’expertise en informatique ni d’investissement important en temps.
Transparence
Une inquiétude fréquente de la part des employés concerne les biais qui peuvent se propager tout au long d’un processus d’évaluation. Un bon outil d’évaluation offre une transparence totale, des pistes d’audits claires et un niveau d’accessibilité adapté pour chaque fonction. Les processus standardisés éliminent toute possibilité de subjectivité ou de favoritisme, ce qui contribue à favoriser le moral et la satisfaction des employés.
Suivi des objectifs
Le suivi de la réalisation des objectifs par les employés est un enjeu majeur de gestion de la performance. Les meilleurs outils d’évaluation collectent, stockent et analysent automatiquement les données à chaque étape du cycle d’évaluation pour permettre un suivi optimal des objectifs par le manager et l’employé. Les managers disposent ainsi d’un accès plus facile aux données sur leurs collaborateurs dans le cadre de promotions ou de mobilités.
Intégration fluide à vos systèmes
Assurez-vous que le logiciel d’automatisation d’évaluation de la performance que vous choisirez s’intègre facilement et de façon fluide aux outils de gestion existants au sein de votre service de Ressources Humaines. Ce système doit vous permettre d’échanger rapidement des données, sans doublon.
Un sondage sur le management de la performance réalisé par Gartner a révélé que 81% des responsables RH ont déjà initié une refonte de leur système. Certaines entreprises ont même envisagé de supprimer complètement leur système de classement des employés. Les évaluations sous format papier ne contribuent guère à la motivation ni à la responsabilisation des employés. Le simple fait de remplir des formulaires d’évaluations annuels ou trimestriels est une pratique dépassée. Chez AMO, nos experts conçoivent des applications haut de gamme s’appuyant sur la technologie de la plateforme Nintex K2 pour toutes les entreprises basées en Europe. Grâce à notre savoir-faire inégalé en développement, nous avons créé une solution d’évaluation de la performance sur-mesure pour l’un des principaux cabinets d’audit et de conseil au niveau mondial, figurant parmi les Big Four.
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Estimation du projet en termes de ressources, de délais de livraison et de coûts impliqués.
Présentation du POC aux parties prenantes concernées en illustrant les fonctionnalités et le potentiel de l’application pour atteindre les objectifs de l’entreprise.
