Intégration d’employés : le parcours digitalisé

Dans le marché du travail actuel, où la concurrence entre les entreprises pour attirer les talents s’intensifie chaque jour un peu plus, l’innovation est clé pour attirer et retenir les candidats et employés de qualité.

L’onboarding est la phase d’intégration de nouvelles recrues au sein d’une entreprise. Elle englobe la prise de connaissance du poste, la présentation aux équipes et la formation nécessaire à la nouvelle fonction. Un programme d’intégration est essentiel pour que tout collaborateur récemment arrivé se sente acteur de son nouvel environnement de travail – physiquement, émotionnellement et professionnellement. L’optimisation du processus d’intégration est une stratégie clé pour améliorer votre marque employeur et recruter les candidats qui correspondent au profil que vous recherchez. L’intégration est le moment des premières impressions et l’occasion d’établir les bases de la relation future avec votre nouveau collaborateur. L’objectif est, qu’à l’issue de ce processus, votre nouvelle recrue dispose d’une compréhension approfondie de la culture et des valeurs de votre entreprise.

Cependant, en réalité, le processus d’intégration en entreprise est souvent chaotique et alourdi par d’interminables procédures administratives. Cela peut rebuter les nouveaux employés, qui finissent parfois par démissionner. Cette situation est également source de gaspillage des ressources consacrées au recrutement (en temps et en argent).

le processus d’intégration

Challenges courants en termes d’intégration

  • Un processus encore largement manuel

Bien que d’autres processus opérationnels clés soient souvent automatisés et digitalisés de nos jours, tels que l’informatique ou l’expérience client, de nombreuses fonctions RH continuent de s’appuyer sur des processus manuels ou papier : c’est le cas de l’intégration des employés. Les échanges entre recruteurs, candidats et responsables RH passent encore souvent par des e-mails ou par téléphone. Ce processus est donc difficile à gérer via des tableurs ou des check-lists.

  • Nécessité d’une coopération entre les différents services internes

L’intégration de nouvelles recrues est l’un des rares processus à avoir un impact aussi transversal en entreprise : bien que géré par les équipes RH, il nécessite aussi la contribution active d’autres services tels que le support informatique, la sécurité, les opérations, les équipements et locaux ou l’équipe comptabilité et finance, entre autres. Or, les échanges entre ces services sont parfois décousus et les responsabilités pas toujours clairement identifiées. Une mauvaise communication entre ces services est souvent source d’équipements manquants ou de codes d’accès erronés pour les nouveaux arrivants. Cela vient ralentir le processus d’intégration, laissant les nouveaux employés inactifs et/ou lassés.

  • Manque de visibilité

Le processus d’intégration étant en grande partie manuel et entre les mains de plusieurs services, rares sont les personnes au sein de l’entreprise qui ont une visibilité globale de son fonctionnement. Ainsi, on estime que près de la moitié des services RH n’évaluent pas l’efficacité de leur programme d’intégration. Par manque de données collectées, il est également souvent compliqué de mesurer l’atteinte des objectifs de ce processus. Ce qui n’incite pas les professionnels RH à identifier les départements sous-performant pour recommander des améliorations.

  • Gestion des accès et des autorisations

Dans le cas de mobilités internes d’employés, la gestion des autorisations et des accès peut devenir fastidieuse lorsqu’elle est faite manuellement.

  • Gestion de la conformité

L’intégration d’employés peut entraîner des risques de non-conformité significatifs, en particulier pour des entreprises implantées dans différents pays ou disposant de plusieurs entités.

  • Attentes croissantes de la part des employés

Sur un marché du travail compliqué pour les recruteurs, où les nouveaux employés ont parfois déjà connu d’autres expériences professionnelles fluides, ces derniers ont tendance à avoir des attentes élevées vis à vis de leurs employeurs. Ne manquez donc pas votre chance de faire une bonne première impression. Si leur nouveau contrat ne correspond pas à leurs attentes, vos employés récemment embauchés pourraient en effet envisager de démissionner dès leurs premiers mois de mission.

  • Un turnover élevé dû à un processus d’intégration inefficace coûte cher

Plusieurs intégrations manquées nuisent à la capacité d’une entreprise à attirer et à retenir les talents. Cela entraîne une hausse des coûts de recrutement, car il faut séduire ces travailleurs de qualité qui disposent de nombreuses autres options chez la concurrence. Les entreprises ne peuvent donc plus se permettre une mauvaise expérience d’intégration.

Solutions

Solutions

Heureusement, il existe des solutions pour répondre à cette problématique. L’une d’entre elles consiste à transformer les processus d’intégration traditionnels en un processus digitalisé, automatisé et fluide. De nombreuses entreprises qui doivent faire face à des challenges d’intégration se sont ainsi tourné vers ce type de solution. Une solution d’intégration digitalisée comprend 4 phases :

Phases d’intégration :

  • Pré-intégration – La première phase d’intégration, dites aussi de « pré-intégration », débute dès l’acceptation du poste par le candidat jusqu’à son premier jour en entreprise. Une solution digitale d’intégration permet de rationnaliser et fluidifier l’intégralité de ce processus.
  • Accueil des nouvelles recrues – La deuxième phase de l’intégration est souvent celle de l’accueil et de l’orientation des nouvelles recrues afin de les aider à prendre leurs marques dans votre organisation. Le recours au digital permet de gérer leurs accès et requêtes en garantissant la conformité de ce processus.
  • Formation adéquate – La formation est clé lors de l’intégration car elle est directement liée à la performance future de vos nouveaux employés. L’automatisation de cette étape vous aide à concevoir la formation adaptée par rapport à la mission de votre nouvel employé et assure le suivi de sa réalisation.
  • Faciliter la mise en route opérationnelle – La dernière phase de l’intégration vise à aider les employés à passer du rôle de nouvelle recrue à celui d’employé à part entière. Une solution digitale d’intégration gère de façon automatique l’envoi de notifications et d’e-mails afin de faciliter la prise en main de leurs nouvelles missions par vos nouveaux collaborateurs (ex. message de bienvenue, codes d’accès, plan des locaux, guide d’utilisation des différents outils et systèmes internes)

L’automatisation transforme ainsi votre système d’intégration traditionnel en un processus digitalisé et fluide vous permettant de réduire le turnover de vos employés et d’améliorer l’efficacité, la productivité et la fidélité de ces derniers. Toutes les parties prenantes sont gagnantes – votre équipe Ressources Humaines peut être fière de l’expérience d’intégration qu’elle propose, vos nouveaux collaborateurs se sentent valorisés et vos coûts et ressources sont optimisés. Notre équipe fournit des solutions d’automatisation digitale sur mesure pour répondre à vos problématiques : pour cela, nous nous appuyons sur des technologies telles que Nintex et UiPath.

Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution digitale d’intégration ? Contactez-nous pour une démonstration personnalisée ou pour tout conseil dans votre démarche d’adoption d’une solution digitale.

 

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