Contrat de location

Notre client est la plus grande société d’investissement et de services immobiliers commerciaux au monde. Ils offrent une large gamme de services intégrés, y compris les installations, les transactions et la gestion de projets; gestion de la propriété; gestion des investissements; appréciation et évaluation; crédit-bail immobilier; conseil stratégique; ventes de propriétés; services d’hypothèques et services de développement.

  • Taille: 100 000 employés
  • Portée géographique: mondiale
  • Chiffre d’affaires annuel (2019): 24 milliards USD

L’entreprise est toujours à la recherche d’une amélioration de l’expérience client sans impact sur les coûts internes et éventuellement sur les résultats. Les contrats de location des clients doivent constamment être ajustés pour s’adapter aux besoins des occupants. Cependant, même avec la solution Lease Event existante, la gestion du contrat de bail commercial n’a pas été rationalisée. C’est pourquoi, AMO a été choisi pour reconstruire l’application afin de répondre aux besoins croissants de l’entreprise.

Le défi

L’opération de gestion des baux de la société a souvent été mise à rude épreuve en raison du volume considérable de changements.

Il devenait de plus en plus difficile de coordonner les efforts interministériels pour gérer les modifications des contrats de location au Royaume-Uni. Les nouveaux contrats de location ont été identifiés comme le principal problème du processus de facturation et la solution existante relative aux événements de location présentait un certain nombre de limites, y compris les écarts de données entre les systèmes. Le rapprochement manuel était aggravé par le fait que l’interface utilisateur n’était pas assez intuitive, ce qui ralentissait l’ensemble du processus.

Avant de mettre en œuvre la nouvelle version de l’application Lease Events, l’entreprise était confrontée à de nombreux défis:

  • La gestion immobilière implique plusieurs équipes et départements, y compris les finances, la facturation et la comptabilité. L’absence d’un système normalisé a conduit à une confusion quant aux rôles et responsabilités des uns et des autres.
  • Des matrices et des processus d’approbation complexes ont entraîné un goulot d’étranglement des opérations de location et un arriéré qui en résulte.
  • Les frais de service en constante évolution n’ont pas été retracés avec précision.
  • Facturation incorrecte qui s’est traduite par des erreurs dans le carnet de commandes du système et des frais de service.
  • En raison de la complexité du processus, la communication avec les clients a été interrompue et longue. Cela a entraîné des volumes élevés de requêtes des clients et des escalades liées à la facturation
  • Les performances interservices n’étaient pas mesurables, ce qui a rendu difficile la fourniture de SLA garantis aux clients finaux.
  • Le transfert interne des tâches entre les différentes équipes n’a pas été simple. L’utilisation des courriels entre les services était sujette à la confusion et aux erreurs.
  • Les incohérences des données entre les systèmes impliquaient une perte de temps supplémentaire pour rapprocher les données et les calculs de coûts.

Voyage AMO

AMO a été sélectionné pour reconstruire la plate-forme existante afin d’éliminer les obstacles et d’accélérer les processus et les performances de l’équipe. Des ateliers commerciaux ont été organisés pour identifier les faiblesses des processus et les optimiser.

Finalement, AMO a conçu une nouvelle interface dynamique soutenue par des matrices complexes. Le flux de travail de l’entreprise a été entièrement repensé pour inclure différentes couches d’approbation et différents scénarios. La technologie Nintex K2 Five a également été mise à profit pour s’intégrer parfaitement aux systèmes Tramps et Yardi; les deux piliers logiciels dans le secteur de l’immobilier et de l’immobilier.

La solution

L’objectif de la solution était d’améliorer la qualité et la rapidité du processus de facturation de bout en bout en vue de standardiser l’approche et de rationaliser les activités. La solution sur mesure mise en œuvre par AMO permet une traçabilité complète des modifications nécessaires sur les contrats de location actifs. Cela comprend la saisie des données des géomètres, les examens contractuels, la gestion de la facturation et la facturation.

La plate-forme offre une gouvernance stricte tout en se concentrant sur les besoins spécifiques des utilisateurs à chaque étape du processus. La performance de la gestion du changement est également mesurée maintenant, afin de fournir une visibilité à la direction sur les points de pincement et les domaines à améliorer.

INSERT DIAGRAM

Avec l’application d’événement de location repensée, le client bénéficie des avantages suivants:

  • Le temps de traitement a été considérablement réduit
  • La qualité, la cohérence et la productivité ont été améliorées car les équipes sont plus concentrées sur leurs domaines d’expertise.
  • Visibilité plus claire et meilleur contrôle avec des délais d’exécution plus courts.
  • Facturation précise et en temps opportun. L’amélioration du processus de facturation a entraîné moins de retouches, des délais de livraison de bout en bout plus courts et, finalement, une meilleure expérience client et collègue.
  • Meilleure collaboration entre les départements
  • Avantage concurrentiel car la solution de crédit-bail améliore à la fois l’efficacité du personnel et du marché.

Cette application offre un avantage technologique car ils sont désormais capables d’honorer les changements contractuels plus rapidement et donc de fournir des ajustements commerciaux dans un délai très serré avec une grande précision.