Platforme Purchase to Pay

Notre client, IPSEN, est un groupe biopharmaceutique mondial engagé à prolonger et améliorer la vie des patients ainsi que leur état de santé, grâce à des médicaments innovants en oncologie, neurosciences et maladies rares. Groupe coté en bourse, son chiffre d’affaires s’élevait à plus de 2,6 milliards d’Euros en 2020. La société développe et vend des médicaments ainsi que des produits de santé grand public dans plus de 110 pays tout en étant présente commercialement dans 35 pays.

  • Présence géographique : mondiale
  • Effectif : 5.700
  • Technologie : Nintex K2 Five/K2 Connect
  • Intégration : SAP

Challenge

IPSEN recherchait une solution qui puisse fournir un meilleur support à ses services Finance et Achats. Ses équipes avaient besoin d’une solution structurée de gestion de budget et des achats pour leurs opérations au niveau mondial.

Suite à la croissance rapide du groupe, le besoin d’une montée en charge contrôlée via une solution financière agile et efficace s’imposait. Avant ce projet, les processus financiers et les mécanismes de validation dans SAP étaient peu contrôlés. A cette situation s’ajoutaient :

  • Un processus décentralisé et fragmenté, induisant un temps de traitement long
  • Une traçabilité insuffisante et lourde à mettre en place
  • Une difficulté à gérer les aspects liés à la conformité
  • Une interface complexe et peu intuitive qui nécessitait une formation importante utilisateurs

De plus, la fonction Finance ne pouvant pas être interrompue, il était impératif pour IPSEN que ses employés minimisent leurs temps d’inactivité durant le passage à la nouvelle solution.

Parcours d’Automatisation Digitale avec AMO

AMO a été sollicité pour conduire la refonte et la mise en œuvre de la solution P2P, qui était, à l’origine, principalement adaptée au marché français. Notre approche de conseil stratégique a permis de traduire la vision de notre client en une application adaptée.

AMO a mis à profit son expertise pour maximiser la puissance de la plate-forme Nintex et a ajouté des fonctionnalités spécialement conçues pour le groupe. Suite à la livraison du produit fini, les mécanismes d’amélioration continue offerts par AMO ont permis à la solution d’évoluer au rythme des changements permanents de l’entreprise, tout en garantissant un niveau de confort constant pour les utilisateurs.

Notre client, IPSEN, est un groupe biopharmaceutique mondial engagé à prolonger et améliorer la vie des patients ainsi que leur état de santé, grâce à des médicaments innovants en oncologie, neurosciences et maladies rares. Groupe coté en bourse, son chiffre d’affaires s’élevait à plus de 2,6 milliards d’Euros en 2020. La société développe et vend des médicaments ainsi que des produits de santé grand public dans plus de 110 pays tout en étant présente commercialement dans 35 pays.

  • Présence géographique : mondiale
  • Effectif : 5.700
  • Technologie : Nintex K2 Five/K2 Connect
  • Intégration : SAP

Challenge

IPSEN recherchait une solution qui puisse fournir un meilleur support à ses services Finance et Achats. Ses équipes avaient besoin d’une solution structurée de gestion de budget et des achats pour leurs opérations au niveau mondial.

Suite à la croissance rapide du groupe, le besoin d’une montée en charge contrôlée via une solution financière agile et efficace s’imposait. Avant ce projet, les processus financiers et les mécanismes de validation dans SAP étaient peu contrôlés. A cette situation s’ajoutaient :

  • Un processus décentralisé et fragmenté, induisant un temps de traitement long
  • Une traçabilité insuffisante et lourde à mettre en place
  • Une difficulté à gérer les aspects liés à la conformité
  • Une interface complexe et peu intuitive qui nécessitait une formation importante utilisateurs

De plus, la fonction Finance ne pouvant pas être interrompue, il était impératif pour IPSEN que ses employés minimisent leurs temps d’inactivité durant le passage à la nouvelle solution.

Parcours d’Automatisation Digitale avec AMO

AMO a été sollicité pour conduire la refonte et la mise en œuvre de la solution P2P, qui était, à l’origine, principalement adaptée au marché français. Notre approche de conseil stratégique a permis de traduire la vision de notre client en une application adaptée.

AMO a mis à profit son expertise pour maximiser la puissance de la plate-forme Nintex et a ajouté des fonctionnalités spécialement conçues pour le groupe. Suite à la livraison du produit fini, les mécanismes d’amélioration continue offerts par AMO ont permis à la solution d’évoluer au rythme des changements permanents de l’entreprise, tout en garantissant un niveau de confort constant pour les utilisateurs.

 

Solutions Overview

On AMO’s advice, Nintex K2 Five was chosen thanks to its costs’ efficiency, flexibility, customization features and easy integration with SAP.

The Purchase to Pay application encompasses Supplier Management, Budget Management, Purchase Management and Goods Receipts triggering suppliers payments. The multilingual and multicurrency is now being used by more than 2000 staff across 32 countries, mainly in the Finance and Procurement departments. The number of transactions going through the system every year is in excess of 130,000.

Features Deep-Dive of P2P

The P2P platform was developed as a bespoke solution to best fit the organisational processes, enterprise needs and requirements of business stakeholders. The main features are highlighted below:

Authorisation Management

  • Validation matrices – Complex validation matrices were built to reflect all levels of approval and scenarios. These differ from one module or process to another depending on the requester, scope, amount, country, cost centres, departments & teams. The complexity is handled by the application directly making it convenient and seamless for users.
  • Local Financial Delegation – Each country or region can freely handle its Budget and Purchase processes and approval layers whilst being compliant with the enterprise global standard and policies.

Compliance

  • Traceability – Every user action is tracked in real-time creating historical records. These are instantly available in each request for quick review. The data can also be used for reporting purposes.
  • Requests versioning – The lifecycle of each request is tracked. Each submission creates a new version of that request. The portal then references each version for historical purposes.
  • Audit – System changes made via the administration console are constantly recorded. This includes changes to security access, financial validation matrices, tasks delegations and system reference data. A self-service portal is available for auditors allowing direct access to the data without the need to generate specific reports.

Security Management

  • Access Granularity – User access granularity has been introduced across modules, features and data. This aspect enabled the build of a unified portal with an adaptable interface based on user authorised access. This segregation mechanism guarantees optimum visibility without compromising on security.
  • Administrative roles – Various administration and authorisation layers have been created based on location, scope and seniority. This allowed the platform to be standardised and scaled to many regions and countries without increasing top management administrative burden.

Tasks Delegation

  • Workload management – Managers and budget holders from all tiers can delegate part of their responsibilities to assistants to manage their daily workload efficiently.
  • Out of Office – Staff can easily hand over their tasks for a short period of time when they are unavailable. This prevents a slowdown in approval flows thus keeping business performance at optimum levels.

User Experience

  • User Identity – Each user is labelled with one of the multiple roles to enable its P2P experience. These responsibilities include Requestor, Budget Holder, P2P Agent, Finance Controller, P2P Leader, Purchaser, Procurement Manager and Account Payable Team.
  • Process-Driven – With Nintex process-driven application, the process fluidity was improved resulting in employees always knowing what to do hence spending their time more effectively. The centralised platform removes the need to use excel sheets or emails between services which are often prone to errors.
  • Mobility – Approvals are now conveniently done on the go, using mobile devices.
  • Custom Interface – Thanks to Nintex K2’s ability to be extended, the interface layout was custom made for our customer’s specific requirements and branding guidelines. The interface is now very intuitive and role-focused based on department and seniority.
  • Multilingual – The application was built from the ground up to include several languages.
  • User Profiles – Each individual has the ability to build his/her own profile including language and data preference -data selection includes favourite currency, suppliers, specific location (Country + Company) and cost centres making the daily use of the application fast and focussed.

Outcomes

P2P as a centralised finance toolset yields many operational benefits that positively impact the business.

  • Transparent, easy and shortened approval processes cross-borders and departments.
  • Clear visibility on budget management and forecast – Budget amounts and authorisation at all levels are clearer and cannot be bypassed mitigating financial risks.
  • Improved way of dealing with regulatory scrutiny – Compliance management system streamlined.
  • Lower operation costs – Our expertise combined with the power of the Nintex platform enables us to develop a user-friendly interface for our customers. This results in low training costs.
  • Much improved productivity – The intuitive and adapted interface creates a singular and efficient user experience.
  • Accurate and timely payments – Smooth good receipts processes drive late payments down thus saving the business money and helps to foster better relationships with suppliers.
  • Better global Supply Chain Management which consequently improves customer experience.

Get in touch for any advice regarding your procurement processes or if you would like a personalised DEMO of the platform!

The Numbers

2000
Nombre D'Utilisateurs Mondiale
130k
Demandes par an
32
Utilisé dans 32 pays