Gestion de la Publication des Documents

Notre client est une société d’investissement indépendante créée par le gouvernement flamand. Son activité consiste à financer des entreprises prometteuses, dès leur phase de lancement, à travers leurs différentes étapes de croissance et jusqu’à leur développement à l’international. Le groupe soutient des projets visant à améliorer le bien-être et la prospérité en Flandre.

Challenge

Notre client étant investi dans des transactions financières d’envergure, la confidentialité et le traitement de documents avec la précaution et le bon degré de sensibilité requis étaient primordiaux. Le gouvernement impose en effet des mesures de conformité strictes concernant les échanges de ce type de documents avec des tiers.

Ces règles imposent qu’une fois le financement des projets approuvés par le comité interne, des documents officiels doivent être validés en interne avant d’être partagés avec les parties prenantes tierces telles que les partenaires juridiques, les institutions financières et les clients.

Ce processus reposait principalement sur des échanges d’email, ce qui était lourd et source de nombreux incidents. La traçabilité ressortait également comme un problème récurrent lors des audits.

Solution

AMO a conçu une solution de gestion de publication de documents qui se connecte directement au Système de Gestion de Documents (DMS) de notre client, à savoir iManage.

Ce processus a comme point de départ le DMS, dans lequel les employés peuvent facilement soumettre des documents pour validation. Le flux de travail automatisé est défini par le degré de sensibilité et le type de dossier. L’application permet au processus de validation de passer par différentes strates et d’être dirigé de façon dynamique vers les bons approbateurs. Une fois le processus de validation terminé, les fichiers sont automatiquement convertis en documents PDF en lecture seule et étiquetés comme « prêts à être publiés ».

Avec cette solution, notre client bénéficie des avantages suivants :

• Système Conforme : tout envoie de document dans le système et les données qui y sont associées sont enregistrés et traçables
• Processus efficace : pas d’erreur ni de perte de temps à rechercher les bons approbateurs et la nature du processus
• Expérience Utilisateur Fluide : la forte intégration avec iManage permet à l’utilisateur de continuer à utiliser les applications de travail qu’il utilise déjà et maîtrise