Gestion du budget des installations

Notre client est la plus grande société d’investissement et de services immobiliers commerciaux au monde. Ils offrent une large gamme de services intégrés, y compris les installations, les transactions et la gestion de projets; gestion de la propriété; gestion des investissements; appréciation et évaluation; crédit-bail immobilier; conseil stratégique; ventes de propriétés; services d’hypothèques et services de développement.

• Taille: 100 000 employés
• Portée géographique: mondiale
• Chiffre d’affaires annuel (2019): 24 milliards USD

AMO a été engagé pour aider la division de gestion des installations à concevoir une solution hautement spécialisée. L’objectif principal était de traiter les demandes de budget imprévues pour l’un des grands immeubles de leur client.

Le défi

Ils avaient besoin d’une solution pratique pour examiner et approuver les demandes d’allocation budgétaire liées à des événements imprévus dans leur vaste portefeuille de propriétés.

• La solution doit couvrir toutes les propriétés européennes
• Coordination entre les équipes sur site, le service de gestion des installations et l’équipe de gestion des clients finaux
• Des circonstances exceptionnelles peuvent entraîner un dépassement du budget
• Trop de demandes à traiter
• La visibilité budgétaire était difficile en raison du grand nombre de changements requis
• La recherche historique était difficile
• La gouvernance du processus et des parties prenantes n’était pas claire

La solution

Pour remplacer les feuilles de calcul et les processus manuels, nous avons créé une solution de gestion budgétaire basée sur un flux de travail rationalisé. Le processus est adapté pour permettre la gestion financière des événements imprévus liés au cycle de vie des installations.

Notre solution est entièrement intégrée au portail du point de partage du client et aux directives de marque, conçues sur mesure pour la société de gestion des installations et l’utilisateur final.

Avantages:

• Les responsables des installations sur site peuvent soumettre leurs demandes et garder une visibilité sur les progrès
• L’équipe de gestion centrale des installations peut fournir une vue complète des demandes en cours au client final
• Des seuils d’approbation automatisés sont en place pour les petites exigences – cela réduit la charge de travail des détenteurs de budget
• Plusieurs devises sont disponibles – La conversion en direct se produit entre la devise locale et la devise du budget
• Les budgets d’urgence sont mis à jour en temps réel pour éviter les dépassements
• Les bâtiments peuvent être regroupés pour simplifier l’allocation budgétaire
• Différentes règles de gestion du budget sont disponibles en fonction des exigences de l’emplacement
• Chaque étape du processus est traçable offrant une visibilité sur la gouvernance

Non seulement cette solution sur mesure offre à nos clients un processus beaucoup plus efficace et un meilleur contrôle financier, mais elle offre également une transparence de service complète à leurs clients. Cet avantage concurrentiel a amélioré leur expérience client, conduisant naturellement à une meilleure rétention.