Cinq astuces K2 que votre équipe peut appliquer sans ouvrir de ticket

La plupart des tickets de support K2 ne sont pas des bugs complexes. Ce sont des cas courants qui se règlent en moins d’une minute une fois que l’on sait où chercher. Voici cinq astuces Nintex K2.

Si votre organisation utilise K2, ous avez déjà vu passer ces demandes. Un utilisateur ne parvient pas à démarrer un workflow. Une instance est introuvable dans une longue liste d’identifiants numériques. Une recherche dans Designer renvoie tout sauf ce que vous cherchez. Aucun de ces cas n’est un défaut de la plateforme, et aucun nécessite l’intervention d’un développeur. Il faut simplement savoir où chercher.

Les cinq astuces Nintex K2 ci-dessous sont celles sur lesquelles notre équipe est le plus souvent interrogée, à peu près dans cet ordre. Elles méritent d’être connues, que vous soyez un citizen developer qui débute avec K2 ou la personne vers qui vos collègues se tournent quand quelque chose ne fonctionne plus.

1. Autoriser chaque utilisateur à démarrer un workflow, pas seulement celui qui l’a déployé

C’est le ticket le plus fréquent que nous reçevons. Un utilisateur essaie de démarrer un workflow, se retrouve bloqué, et on suppose aussitôt que quelque chose ne fonctionne plus.

Rien n’est en cause. Lorsqu’un workflow est déployé, seule la personne qui l’a déployé reçoit automatiquement les droits sur celui-ci. Tous les autres doivent se voir accorder les droits manuellement, et le droit Start suffit dans la plupart des cas.

1. Ouvrez K2 Management.
2. Allez dans Workflow Server, puis Workflows, et naviguez jusqu’à la catégorie contenant votre workflow.
3. Sélectionnez le workflow, puis ouvrez l’onglet Rights.
4. Cliquez sur Add.
5. Dans le champ Search, basculez sur Groups, laissez Label sur K2, et recherchez Everyone, ou le groupe ou l’utilisateur précis à qui accorder l’accès.
6. Cochez le groupe dans les résultats, puis cliquez sur Next.
7. Cochez les droits à accorder. Start est le plus courant, avec View si vous voulez aussi que les utilisateurs voient le statut des instances. Laissez Admin décoché sauf nécessité avérée.
8. Cliquez sur Finish.

Everyone apparaît alors dans la liste Rights, avec Start sur true. Les utilisateurs peuvent démarrer le workflow eux-mêmes, sans ouvrir de ticket.

2. Essayer Retry avant de fouiller dans une erreur de workflow

Une instance au statut Error semble alarmante, et le réflexe est d’ouvrir le workflow et de partir à la chasse au défaut. Souvent, il n’y a aucun défaut. Beaucoup d’erreurs K2 sont passagères, provoquées par exemple par une coupure de connexion temporaire plutôt que par un problème de logique du workflow.

1. Ouvrez K2 Management, naviguez jusqu’au workflow et sélectionnez-le.
2. Ouvrez l’onglet Errors. Toute instance actuellement en erreur y figure, avec l’étape en échec et une courte description.
3. Sélectionnez la ligne d’erreur et cliquez sur Show Details pour lire le message complet. Faites-le même si vous comptez relancer aussitôt, car cela indique ce qui a réellement échoué et si Retry peut suffire.
4. Cliquez sur Retry.

Si la cause était temporaire, l’instance disparaît de la liste Errors et poursuit son exécution, sans aucune modification du workflow.

Si la même erreur revient après un Retry, c’est le signe d’un vrai problème, par exemple un service mal configuré ou durablement injoignable. C’est alors le moment d’enquêter sérieusement, ou de le remonter à votre partenaire K2, idéalement avec le texte de Show Details sous la main.

3. Donner à chaque instance de workflow un Folio lisible

Si vous avez déjà essayé de trouver une instance précise dans K2 Management avec pour seul repère un identifiant numérique, vous savez pourquoi c’est important. Le Folio est un court libellé en texte libre que vous pouvez attribuer à une instance, et il peut combiner du texte statique avec des données dynamiques issues du workflow lui-même.

1. Dans le designer de workflow, faites glisser une étape Set Folio de la boîte à outils Basic vers le canevas, juste après l’étape Start.
2. Sélectionnez l’étape Set Folio. Dans le panneau de configuration, saisissez votre libellé dans le champ Folio, par exemple « Demande de congé : ».
3. Ouvrez le Context Browser à droite, choisissez une variable pour la partie dynamique du libellé, comme un numéro de référence ou le nom du demandeur, et glissez-la dans le champ Folio après votre texte.
4. Déployez le workflow.

Dès lors, l’onglet Instances de K2 Management affiche ce libellé dans la colonne Folio à la place d’un identifiant. Associé à Quick Search, ce libellé rend chaque instance identifiable en quelques secondes. Votre équipe comme vos prestataires savent immédiatement de laquelle il s’agit.

Prenez l’habitude d’ajouter le Folio dès la conception, car il ne s’applique qu’aux instances démarrées après sa mise en place.

4. Activer la recherche System Objects pour trouver les SmartObjects natifs de K2

Par défaut, la recherche et le Browse de Designer n’affichent que ce qui a été créé pour vos propres solutions. K2 fournit également un large ensemble de SmartObjects natifs et intégrés, comme Process Instance, Process Data et Activity Instance, qui se trouvent sous une catégorie System restant masquée par défaut

1. Dans K2 Designer, ouvrez Browse (All Items).
2. En bas à gauche, cliquez sur le filtre Show.
3. Cochez System Objects, qui figure dans la liste avec SmartObjects, Views, Forms, Style Profiles et Workflows.
4. Une catégorie System apparaît alors, avec des sous-dossiers comme Workflow, Management, Identity et Reports, chacun contenant des SmartObjects natifs de K2.

Une précision avant de vous lancer. Ces SmartObjects ne peuvent pas être modifiés directement. Si vous ouvrez un vous verrez Save As, Design a new view et Generate a view, mais pas d’option Edit, car ils appartiennent à K2, qui en assure la maintenance. Si vous devez en adapter un, enregistrez-en d’abord une copie plutôt que de tenter de modifier l’original.

Ils sont surtout utiles pour créer des rapports personnalisés sur les données de workflow et de processus sans avoir à recréer cette structure vous-même.

5. Vérifier votre version de K2 sans quitter Designer

Connaître votre version exacte compte plus qu’il n’y paraît. Elle détermine le comportement à attendre lorsque vous comparez un environnement à un autre, et c’est la première chose que votre partenaire K2 vous demandera. Nul besoin d’ouvrir K2 Management ni de trouver un administrateur.

1. Ouvrez K2 Designer.
2. Cliquez sur le logo Nintex Designer en haut de la page.
3. La fenêtre About the Nintex Designer s’ouvre et affiche la version sous Last Update, par exemple Nintex Automation K2 5.8.x.

Dix secondes, sans accès administrateur.

D’autres astuces Nintex K2 à adopter

• Des conventions de nommage qui servent aussi de documentation. Faire précéder les workflows et SmartObjects du nom de la solution à laquelle ils appartiennent, par exemple RH.WKF.CongeAnnuel, permet de savoir à quelle solution un élément appartient sans avoir à l’ouvrir.
• Des catégories dès le départ. Elles fonctionnent comme des dossiers dans Designer. Si vous les ignorez au-delà d’un pilote le repérage devient plus difficile dans les solutions d’envergure par la suite.
• Le Rules Designer plutôt qu’une cascade de conditions. Pour tout ce qui dépasse un routage simple, le Rules Designer garde la logique métier centralisée et le canevas visuel lisible.
• Le Context Browser avant de saisir. Vérifiez quels champs, références et fonctions existent déjà avant d’écrire quoi que ce soit manuellement dans un champ.
• Copier-coller les étapes plutôt que les reconstruire. Plus rapide, et cela évite les petites différences de configuration qui se glissent entre des étapes presque identiques.
• Tester depuis K2 Management, pas seulement depuis le formulaire. Démarrer une instance de test depuis Management avec des données représentatives fait remonter plus tôt les problèmes de droits et d’instance.

Où réside habituellement ce savoir

Rien de tout cela n’est compliqué . C’est le genre de savoir qui circule d’ordinaire de manière informelle, d’un développeur K2 à un autre, et qui s’en va avec lui. Si votre équipe bute sans cesse sur le même petit obstacle, mieux vaut le noter et le partager que de rouvrir le même ticket à chaque fois.

Si les mêmes tickets continuent malgré tout d’arriver, ce qui manque se situe généralement du côté de l’accompagnement plutôt que de la plateforme. En tant que Nintex Premier Partner, AMO accompagne les environnements K2, des mises à niveau et fix packs jusqu’à la formation de vos équipes internes.

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